Ваш лучший поставщик может быть вашим самым большим риском: стратегия резервного поставщика

А стратегия резервного поставщика это может быть разница между поддержанием вашего бизнеса и потерей недель продаж, когда ваш основной производитель внезапно становится недоступным. Даже если ваш текущий поставщик поставляет отличные продукты, предлагает конкурентоспособные цены и никогда не пропускал крайний срок, полная зависимость от одной компании создает риск, который многие импортеры упускают из виду, пока не станет слишком поздно.

Представьте, что вы получаете электронное письмо от производителя, в котором говорится, что производство будет отложено на шесть недель. Ваши запасы падают, клиенты ждут, и ваша следующая партия уже обещана. Вы начинаете искать другой завод, но внезапно каждая альтернатива требует образцов, переговоров, проверки качества и планирования производства.

Именно поэтому опытные покупатели не ждут, когда поставщик потерпит неудачу, прежде чем искать альтернативы.

Почему один поставщик может стать бизнес-риском

Работа с одним надежным производителем имеет очевидные преимущества. Связь проще, спецификации продукта уже понятны, а повторные заказы обычно требуют меньшей координации.

Однако удобство может постепенно превратиться в зависимость.

Один поставщик может испытывать:

• Неожиданный дефицит производственных мощностей.
• Нехватка сырья или рост цен.
• Финансовые трудности или перерывы в работе.
• Изменения в управлении или собственности.
• Проблемы качества, затрагивающие целые производственные партии.
• Более длительные сроки доставки в пиковые сезоны.
• Экспортные ограничения или непредвиденные логистические проблемы.

Даже хорошо зарекомендовавший себя производитель не может устранить все операционные риски.

Исследование ОЭСР по устойчивые цепочки поставок подчеркивается важность управления уязвимостями при сохранении преимуществ международной торговли.

Цель не в том, чтобы перестать доверять существующему поставщику. Убедитесь, что ваш бизнес не полностью зависит от способности одной компании.

1 Определите, какие продукты действительно нуждаются в резервном поставщике

Не каждый продукт требует нескольких производителей.

Если вы покупаете недорогие, легко заменяемые предметы, обслуживание нескольких квалифицированных поставщиков может создать ненужную административную работу.

Однако некоторые продукты заслуживают большего внимания:

• Продукты, которые отвечают за большую долю вашего дохода.
• Компоненты, которые могут остановить производство.
• Сезонная продукция со строгими сроками поставки.
• Товары, изготовленные на заказ, требующие специализированного оборудования.
• Продукты с ограниченными производственными альтернативами.
• Предметы, которые сложно быстро заменить.

Начните с изучения вашей истории покупок.

Задайте себе три вопроса:

1. Какую прибыль мы потеряем, если этот продукт будет недоступен в течение 30 дней?
2. Сколько времени потребуется, чтобы найти другого производителя?
3. Можем ли мы продолжать обслуживать клиентов без этого продукта?

Продукты с высоким влиянием на бизнес и ограниченными альтернативами должны получить приоритет.

2.Ищите альтернативных производителей, прежде чем они вам понадобятся

Одна из самых больших ошибок, которые совершают покупатели, — это начало поиска поставщика во время чрезвычайной ситуации.

Найти производителя – это только первый шаг. Вам все равно нужно сравнить котировки, проверить производственные возможности, запросить образцы и установить коммерческие условия.

Начните создавать шорт-лист, пока ваши существующие отношения с поставщиками работают нормально.

Используйте несколько каналов обнаружения:

• Международные рынки B2B.
• Каталоги производителей.
• Отраслевые торговые выставки.
• Профессиональные бизнес-сети.
• Промышленные ассоциации.
• Прямые сайты производителей.

Вы также можете исследовать мировые производители и экспортеры ExpoMega поиск потенциальных деловых партнеров в различных отраслях.

Вместо того, чтобы связываться с десятками не связанных компаний, сосредоточьтесь на производителях, которые уже производят продукты, похожие на ваши.

Меньший список соответствующих компаний, как правило, более полезен, чем сотни неквалифицированных контактов.

3.Не путайте второго поставщика с квалифицированным резервным копированием

Именно здесь многие компании совершают критическую ошибку.

Наличие электронного адреса другого производителя не означает, что у вас есть надежная альтернатива.

Подлинный резервный поставщик должен был продемонстрировать, что он может соответствовать вашим требованиям.

Прежде чем рассматривать готового производителя, оцените:

Производственный потенциал

Может ли компания произвести необходимое количество в приемлемые сроки?

Качество продукции

Может ли он последовательно соответствовать вашим материальным, размерным, техническим и отделочным требованиям?

Коммуникация

Понимает ли компания спецификации, четко отвечает и предоставляет необходимую документацию?

Коммерческие условия

Являются ли минимальное количество заказов, условия оплаты, производственные затраты и условия поставки коммерчески реалистичными?

Бизнес-идентификация

Можете ли вы проверить его регистрацию, местоположение и фактические производственные возможности?

Для более полного руководства по закупкам см Стандарт ISO 20400 для устойчивых закупокруководство по интеграции ответственной и структурированной практики в решения о покупке.

4.Отправьте то же самое запрос коммерческого предложения (RFQ) каждому потенциальному поставщику

Сравнение поставщиков становится затруднительным, когда каждый производитель получает другой запрос.

Одна компания выставляет цену за 1000 штук, другая - за 5000, а третья исключает упаковку и доставку.

Эти цитаты нельзя сравнивать справедливо.

Вместо этого подготовьте стандартизированный запрос на цитату запрос коммерческого предложения (RFQ).

Включая:

• Точное название продукта и спецификации.
• Требуемые материалы и стандарты качества.
• Количество заказов.
• Требования к упаковке.
• Требуемые сертификаты, где это применимо.
• Страна назначения.
• Предпочтительный график доставки.
• Условия перевозки.
• Платежные ожидания.

Попросите каждого кандидата ответить, используя одну и ту же информацию.

Ты можешь подать заявку на покупку ExpoMega представить свои требования к закупкам потенциальным международным поставщикам.

Это облегчает получение соответствующих котировок и сравнение производителей на основе согласованных требований.

5.Запросить образцы перед выполнением обязательства

Конкурентная котировка не доказывает, что производитель может обеспечить качество, которое вы ожидаете.

Образцы дают возможность оценить фактический продукт, прежде чем рассматривать более крупную покупку.

В зависимости от отрасли, проверьте:

• Материальный состав.
• Размеры и допуски.
• Готовность.
• Функциональность продукта.
• Упаковка.
• Брендинг и кастомизация.
• Соответствующие результаты теста.

Например, импортер мебели, оценивающий второго производителя, должен не только сравнить указанную цену дивана.

Покупатель должен также изучить конструкцию рамы, обивочные материалы, плотность пены, сшивание, упаковку и согласованность с утвержденным образцом.

Аналогичным образом, дистрибьютор автомобильных запчастей должен проверить совместимость, технические характеристики и соответствующую документацию по качеству.

Резервный поставщик должен быть способен производить один и тот же коммерческий продукт, а не просто что-то похожее.

6.Сравните реальную стоимость, а не только стоимость единицы

Второй производитель может предложить более низкую заводскую цену, но создать дополнительные расходы в другом месте.

Эти цифры являются скорее иллюстративными, чем фактическими котировками поставщиков.

Для более точного решения о покупке рассмотрите таможенные пошлины, страхование, фрахт, обработку, расходы на оплату и другие применимые расходы.

Резервный поставщик должен быть коммерчески жизнеспособным, а не просто недорогим.

7.Понять, зависят ли оба поставщика от одного и того же источника

Вот еще один риск, который многие покупатели упускают из виду.

У вас может быть два производителя в разных странах, но оба могут зависеть от одного и того же производителя сырья или поставщика компонентов.

Если этот источник испытывает нехватку, оба производителя могут столкнуться с одной и той же проблемой.

Рассмотрим следующий пример:

• Производитель A производит ваш продукт в стране X.
• Производитель B производит аналогичный продукт в стране Y.
• Оба приобретают критически важный компонент у одного и того же производителя.

Хотя у вас есть два прямых поставщика, у вас все еще может быть один важный момент отказа.

Для критически важных продуктов исследуйте основные зависимости материалов и компонентов там, где это практично.

Истинная диверсификация поставщиков требует взгляда за пределы компании, которая отправляет вам счет.

8.Решите, стоит ли двойной поиск дополнительных затрат

Существует два общих подхода к управлению альтернативными поставщиками.

Вариант А: основной и резервный поставщик

Вы продолжаете покупать в основном у своего существующего производителя, сохраняя при этом квалификацию и готовность второго производителя.

Это подходит для компаний, которые хотят альтернативу, не деля свои заказы.

Вариант B: Двойной источник

Вы активно покупаете у двух производителей.

Например, бизнес может выделить 80% своих заказов своему основному поставщику и 20% - вторичному поставщику.

Эта схема может помочь второму производителю ознакомиться с требованиями к продукту и производству.

Вместе с тем он также предусматривает дополнительную координацию, контроль качества и административные расходы.

Правильный подход зависит от важности продукта, надежности поставщика, сложности производства и стоимости сбоя.

Не каждому бизнесу нужны два активных производителя для каждого продукта.

9. Держите спецификации и документацию под своим контролем

Переключение поставщика становится значительно сложнее, когда важная информация о продукте существует только в исходных записях производителя.

Сохраняйте свою документацию, когда это возможно.

В зависимости от продукта, это может включать в себя:

• Технические чертежи.
• Спецификации продукции.
• Утвержденные образцы.
• Требования к материалам.
• Дизайн упаковки.
• Критерии контроля качества.
• Производственные инструкции.
• Соответствующие документы соответствия.

Убедитесь, что ваши контракты и соглашения об интеллектуальной собственности позволяют вам использовать и делиться необходимой информацией с альтернативными производителями.

Это уменьшает ненужные задержки, когда производство должно двигаться.

10. Установить четкие условия для коммутации поставщиков

Резервный поставщик полезен только в том случае, если вы знаете, когда активировать альтернативу.

Не ждите, пока небольшая проблема станет серьезным коммерческим сбоем.

Рассмотрите варианты резервного копирования, когда:

• Ваш основной производитель неоднократно пропускает сроки поставки.
• Качество продукции ниже согласованных стандартов.
• Цены превышают коммерчески приемлемые уровни.
• Производственные мощности становятся недостаточными.
• Общение становится ненадежным.
• Поставщик не может выполнить важное обязательство по доставке.

Документируйте условия, которые вызывают обзор поставщика.

Установите, кто в вашем бизнесе может одобрить изменения, как будут обрабатываться существующие заказы и какие проверки качества должны быть завершены до передачи производства.

Ясный процесс облегчает принятие сложных решений о покупке.

Как найти надежных поставщиков через ExpoMega

Поиск потенциальных производителей на международных рынках может занять значительное время, особенно когда вам нужны альтернативы в нескольких категориях продуктов.

ExpoMega помогает связать международных покупателей с производителями, экспортерами и поставщиками через глобальный рынок B2B.

Предприятия могут исследовать компании в разных отраслях, находить продукты и публиковать требования к закупкам для привлечения соответствующих ответов поставщиков.

Вместо того, чтобы ждать, пока существующий поставщик создаст проблему, покупатели могут начать строить отношения с потенциальными альтернативами заранее.

Вот два способа начать:

• Исследуйте возможности покупки и поставщиков Откройте для себя требования к покупке и коммерческие возможности.
• Опубликуйте свой запрос на покупку Опишите свой продукт, количество и требования к покупке, чтобы достичь потенциальных поставщиков.

Цель состоит в том, чтобы создать более широкую сеть потенциальных деловых партнеров до того, как появится срочное требование о поиске.

Часто задаваемые вопросы о стратегии резервного поставщика

Что такое стратегия резервного поставщика?

Стратегия резервного поставщика - это подход к закупкам, который определяет и квалифицирует альтернативных производителей или поставщиков до того, как основной поставщик станет недоступным. Это помогает компаниям снизить зависимость и сохранить преемственность.

Сколько резервных поставщиков должен иметь бизнес?

Универсального числа не существует. Многие компании начинают с квалификации одной альтернативы для своих наиболее важных продуктов. Компании с более сложными цепочками поставок могут потребовать дополнительных альтернатив.

Нужно ли делить заказы между двумя производителями?

Не обязательно. Для некоторых предприятий может быть достаточно квалифицированного вторичного поставщика. Другие получают выгоду от двойного источника, особенно когда непрерывность производства особенно важна.

Как проверить резервного поставщика?

Проверьте регистрацию компании, производственные возможности, производственные мощности, соответствующие сертификаты, образцы, ссылки и коммерческие условия. Для важных покупок рассмотрите независимые проверки или заводские аудиты.

Когда следует искать альтернативного поставщика?

В идеале, пока ваши текущие отношения поставок стабильны. Это дает вам достаточно времени, чтобы сравнить производителей, оценить образцы и договориться о коммерческих условиях без необходимости срочного дефицита.

Всегда ли самый дешевый альтернативный поставщик является лучшим выбором?

Нет. Сравните общие затраты на закупку, качество продукции, надежность доставки, связь, производственные мощности и коммерческие условия. Более низкая цена не обязательно означает лучшее решение о покупке.

Final Thoughts: Build Your Plan B Before You Need It

Надежные отношения с поставщиком ценны, но, полностью полагаясь на одного производителя, вы можете столкнуться с проблемами вне вашего контроля.

Самые умные покупатели не обязательно постоянно покупают на нескольких заводах. Они знают, какие продукты являются критическими, определяют реалистичные альтернативы и следят за тем, чтобы эти альтернативы соответствовали их требованиям.

Начните с самых важных продуктов. Определите потенциальных производителей, отправьте согласованные RFQ, оцените образцы и организуйте свою коммерческую документацию.

Возможно, вам никогда не придется менять поставщиков.

Но если настанет день, когда ваш основной производитель не сможет доставить, наличие квалифицированной альтернативы может иметь значение.

Не ждите проблемы с поставками, чтобы начать поиск следующего поставщика. Начните строить свою глобальную сеть поставщиков уже сегодняExpoMega.